Stappenplan

Vaak hanteren we bij onze beleidsevaluaties een stappenplan, waarin we diverse elementen met elkaar verbinden:

• In eerste instantie analyseren we de omvang en samenstelling van de doelgroepen voor het beleid en het gebruik/ bereik van de diverse voorzieningen voor zorg en ondersteuning. Onze kracht ligt erin dat we door het inzetten van onze pseudonimiseringtool (Cryptor) rechtstreeks informatie vanuit de gemeentelijke én externe registratiebronnen aan elkaar kunnen koppelen; dit gebeurt volledig AVG-proof! Deze cijfers verrijken we vervolgens met data uit openbare bronnen, waarop wij soms bewerkingen uitvoeren om deze cijfers te actualiseren of toe te spitsen op de specifieke gemeentelijke situatie;
• Vervolgens voeren we een analyse uit de wijze waarop het beleid is geformuleerd en de doelstellingen en indicatoren hiervan. Hierbij nemen we het hele spectrum onder de loep van budgettering, organisatie van de uitvoering, communicatie met de doelgroep, afspraken met ketenpartners en ook de wijze van registratie en informatievoorziening richting management bestuur en gemeenteraad. Naast het bestuderen van de diverse rapportages en monitoren houden aanvullende interviews met het bestuur, beleid, uitvoering, financiën en kwaliteitszorg;
• Met het betrekken van de visie van de maatschappelijke partners schetsen we een extra beeld van de praktische uitvoering. Deze partners zijn immers de “extra ogen en oren” van de gemeente. Ze staan dicht bij de burgers en vervullen ook vaak de functie van vertrouwenspersoon. Daarbij hebben ze soms contacten met burgers die nog niet beeld zijn bij de gemeente en kunnen ze als zodanig een belangrijke functie uitoefenen van vroegsignalering en preventie van problemen. Bijkomend voordeel is dat de ketenpartners op deze wijze betrokken worden bij de beleidsontwikkeling, hetgeen het commitment vergroot voor nieuwe beleidsontwikkeling vergroot. Bij de gesprekken met deze organisaties gaat het met name om het in kaart brengen van de trends die deze organisaties bespeuren bij de doelgroepen, het soort beroep dat zij op deze organisaties doen en de bevindingen inzake de samenwerking van de organisaties in het sociale domein in het kader van een meer samenhangende aanpak van de problematiek;
• Last but not least: hoe ervaren de burgers/ cliënten de dienstverlening? Welke voorzieningen kent men, van welke maakt men gebruik en hoe lang gebruikt men deze, hoe is men ermee bekend geraakt met deze regelingen, waarvoor gebruikt men deze voorzieningen, hoe beoordeelt men van de informatievoorziening rondom de voorzieningen? En uiteindelijk: lost de aangeboden ondersteuning ook daadwerkelijk de problemen op? We hanteren diverse onderzoeksmethoden en technieken om de inwoner, inclusief de moeilijk bereikbare inwoners, te betrekken bij het onderzoek.

Toetsingskader

Soms kiezen onze opdrachtgevers ervoor om een toetsingskader op te stellen. We formuleren dan zo’n 20 tal criteria, waarlangs het beleid en de uitvoering worden gelegd. Vaak scoren we deze normen op een schaal van 1 tot 4. Dit geeft een mooie checklist voor wat er goed gaat en waar er mogelijk nog verbeterpunten zijn. Schematisch kan dit er als volgt uitzien:

Van een evaluatie naar een toekomstbestendig nieuw beleid

De crises van de afgelopen jaren (Corona, oorlog in Oekraïne, energiearmoede, inflatie) hebben een zwaar beslag gelegd op de veerkracht en het probleemoplossende vermogen van de gemeenten. Maar ook in de komende jaren zijn er in het sociale domein belangrijke uitdagingen en opgaven. De betaalbaarheid en het aanbieden van een goed sociaal voorzieningenniveau staan onder druk door een toenemende vraag naar zorg vanwege de vergrijzing. Dit tegen de achtergrond van onzekerheden met betrekking tot de nieuwe bekostigingssystematiek voor het gemeentefonds, de voor sommige gemeenten mogelijk nadelige gevolgen met betrekking tot het BUIG budget, personeelstekorten in de zorg en het nieuwe kabinetsbeleid.

Bij onze beleidsevaluaties kijken we niet alleen terug, maar we bieden onze opdrachtgevers vooral ook een (financiële) doorkijk naar de toekomst, waarin we de effecten van vergrijzing, ontgroening, wetgeving en economische ontwikkelingen in kaart brengen. Hiervoor gebruiken we ons model voor kostenprognose in het sociale domein. Op deze manier kunnen onze opdrachtgevers goed onderbouwde keuzes maken om binnen de beperkte financiële kaders de middelen zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten voor die doelgroepen díe de zorg en ondersteuning het hardste nodig hebben.

KWIZ en myneva werken al meer dan 20 jaar samen op het gebied van functioneel beheer, conversies en informatievoorziening. Op dit moment ontwikkelen KWIZ en myneva samen een benchmark die organisaties binnen de maatschappelijke opvang zal helpen hun prestaties te verbeteren en hun dienstverlening te optimaliseren. In deze benchmark komen kennis over de opvangsector samen met expertise op het gebied van onderzoek en analyse.

Hoe gaan we te werk? Het begint allemaal met het nauwkeurig in kaart brengen van de werkprocessen van de organisaties en het definiëren van meetbare indicatoren zoals instroom, doorstroom en uitstroom. Heldere definities zijn essentieel voor het succes van de benchmark! Vervolgens verzamelen we data en presenteren we deze in een handige BI-tool. Na een grondige analyse identificeren we niet alleen overeenkomsten en verschillen tussen de data, maar bieden we ook een duiding op deze data en geven we concrete aanbevelingen voor het verbeteren van de dienstverlening. Kortom, onze benchmark zal niet alleen inzicht bieden in de prestaties van organisaties binnen de maatschappelijke opvang, maar zal ook de weg wijzen naar inzicht en verbetering.

De ontwikkeling van de benchmark verloopt via een aantal fasen. In de huidige fase wordt informatie over de werkprocessen opgehaald en worden de definities van de indicatoren bepaald. In de volgende fase wordt de data opgehaald en geanalyseerd. Vervolgens wordt er een duiding gegeven aan de informatie met conclusies en aanbevelingen. Tot slot zullen de bevindingen gedeeld worden met de deelnemende organisaties. Er zijn op dit moment zes organisaties die deelnemen aan de pilot van deze benchmark. Later kunnen andere opvang organisaties ook aansluiten. We kijken ernaar uit om jou op de hoogte te houden van onze voortgang en de impact die deze benchmark zal hebben op de maatschappelijke opvang.

Voor een succesvol en effectief beleid is een breed gedragen beleid een belangrijke succesfactor. Bij het herijken van beleid is het dan ook essentieel dat er niet alleen goed wordt nagedacht over de inhoud, maar ook over de uitvoering en toepasbaarheid hiervan. Dit is dan ook een goed moment om de samenwerking met het veld op te zoeken. KWIZ helpt hierbij! Wij ondersteunen gemeenten niet alleen om input van ketenpartners te verzamelen, maar juist ook om samen tot een breed gedragen beleidsplan te komen. Dit kunnen we doen door onder meer de onderzoeken te leiden, en ook de bijeenkomsten te organiseren en te begeleiden waarin deze samenwerking tot stand komt.

Klantcase gemeente Oldenzaal:

Samen naar een gedragen beleid: hoe effectieve samenwerking met ketenpartners het verschil maakt

De aanleiding en wens

De gemeente Oldenzaal wilde haar minimabeleid herijken. Centraal bij deze herijking stond de betrokkenheid van ketenpartners; voor de gemeente was het essentieel dat het nieuwe beleid in samenspraak met de ketenpartners werd opgesteld, zodat het beleid breed zou worden gedragen. KWIZ kreeg de mooie opdracht om onderzoek te doen naar de wensen en behoeften van ketenpartners. Het betrekken van ketenpartners liet zien hoe krachtig een gezamenlijke aanpak kan zijn.

Het onderzoek: een sterk vertrekpunt

Als startpunt van het onderzoek is gekozen voor een bijeenkomst met ongeveer 25 ketenpartners, waar de basis werd gelegd voor de herijking van het beleid. Tijdens deze bijeenkomst werd besproken waarom het beleid herijkt moest worden en wat de visie en doelen van de gemeente waren. KWIZ heeft vervolgens de onderzoeksmethoden toegelicht: het inzichtelijk maken van de omvang van de doelgroep van het minimabeleid en een enquête onder de doelgroep. In deze bijeenkomst zijn we in gesprek gegaan. Ketenpartners hebben input gegeven op de vorm en inhoud van de vragenlijst. In samenwerking zijn we gekomen tot een korte, bondige vragenlijst die aansloot bij de informatiebehoefte van de gemeente. Door de ketenpartners vanaf het begin mee te nemen in het ‘waarom’ en ‘wat’ van het beleid, werden zij niet alleen geïnformeerd, maar ook gemotiveerd om actief bij te dragen. Dit bood een sterk vertrekpunt.

• Les 1: Transparantie creëert betrokkenheid. Door helder te communiceren over de noodzaak van de beleidsherijking en de gemeenschappelijke doelen, voelden de ketenpartners zich onderdeel van het proces. Dit zorgde voor een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid, wat later cruciaal bleek in het succes van de uitvoering.
• Les 2: Ketenpartners zijn experts. Door gezamenlijk op te trekken verkregen we veel informatie ‘van binnenuit’ wat de kwaliteit ten goede kwam, en konden ketenpartners via hun netwerk zorgen voor een bredere participatie vanuit de doelgroep. Door ruimte te bieden voor dialoog, creëert het niet alleen een breder draagvlak, maar komen ook waardevolle inzichten vanuit verschillende hoeken boven tafel.  Het brengt de praktijk dichterbij.
• Les 3: Beleid is teamwork. Een beleidsplan dat gedragen wordt door ketenpartners is veel effectiever in de praktijk.

De uitkomsten: een gezamenlijk vervolg

Op basis van de uitkomsten van het onderzoek, enquête onder de doelgroep en de cijfers over de omvang van de doelgroep van het armoedebeleid, is een tweede bijeenkomst met de ketenpartners georganiseerd. KWIZ heeft de resultaten gepresenteerd aan de gemeente en de ketenpartners. Daarna heeft de gemeente in samenwerking met de ketenpartners, de rapportage gebruikt bij het (verder) opstellen van nieuw beleid. Het resultaat is een beleidsplan dat door alle betrokkenen wordt gedragen, en daardoor meer kans van slagen heeft in de uitvoering.  

Wat kan KWIZ voor u betekenen?

KWIZ kan in de sessies met gemeenten en ketenpartners een verbindende en leidende rol nemen. Bijvoorbeeld in de samenstelling van een passende vragenlijst, bondige rapportage, presentatie van de bijeenkomsten en de dialoog hierover om handvatten te geven voor (nieuw) beleid.  

Evaluatie vanuit de gemeente:

“De resultaten zijn duidelijk en helder geformuleerd. Daarnaast stelde KWIZ zich daar waar nodig flexibel op en was er ruimte om te sparren.”

Nieuwsgierig?

Wilt u ook weten wat KWIZ voor uw gemeente kan betekenen in het betrekken van ketenpartners bij onderzoeken? Neem dan contact op met Jan-Willem Blaauw via janwillem.blaauw@kwiz.nl of op telefoonnummer 06 2532 4087.

Informatievoorziening (via het internet) is van cruciaal belang bij de communicatie tussen gemeente en inwoner. In veel onderzoeken die KWIZ uitvoert binnen het sociaal domein spelen gemeentelijke minimaregelingen (zoals kwijtschelding van de gemeentelijke belastingen, collectieve zorgverzekering of een meedoenregeling) een rol. Als onderdeel van het vooronderzoek bekijken wij de websites van gemeenten om informatie op te halen over het minimabeleid. We zien dan regelmatig dat informatie over de gemeentelijke regelingen niet compleet of accuraat is weergeven.

Daarnaast geven inwoners in bijvoorbeeld door KWIZ uitgevoerde cliëntervaringsonderzoeken regelmatig aan dat zij informatie niet goed kunnen vinden of de informatie niet duidelijk vinden. Aangezien inwoners vaak de gemeentelijke website raadplegen, is het van groot belang dat dit communicatiemiddel optimaal functioneert voor een effectieve informatievoorziening.

Scoringsinstrument

Om de kwaliteit van gemeentelijke websites te verbeteren heeft KWIZ daarom de Website analyse ontwikkeld. Dit is een scoringsinstrument waarmee websites van de gemeente worden beoordeeld op een aantal thema’s. De thema’s zijn deels gebaseerd op de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Dit zijn internationale richtlijnen voor toegankelijke webcontent. Daarnaast putten we bij het inzetten van dit instrument uit meer dan 25 jaar ervaring van KWIZ op het gebied van onderzoek en effectieve doelgroepbenadering.

Met de Website analyse geven wij een score aan de thema’s vindbaarheid, gebruikerservaring, leesbaarheid, toegankelijkheid, informatie over de regelingen en informatie over het aanvraagproces.

Een voorbeeld

Als voorbeeld wordt het thema “toegankelijkheid” toegelicht. Binnen dit thema wordt gekeken naar de functies van de website. Voorbeelden hiervan zijn het hebben van een dyslexiefunctie, voorleesfunctie of het kunnen kiezen van een andere taal dan Nederlands. Van deze functies wordt ook de werking getest.

Naar aanleiding van de bevindingen en scores wordt een bondig schriftelijk rapport opgesteld. Hierin wordt ook helder waar de eventuele sterke (✓) en verbeterpunten (-) liggen van de website en informatie over de gemeentelijke minimaregelingen. De gemeente kan vervolgens aan de slag met de uitkomsten om de informatievoorziening richting inwoners te optimaliseren.

Geïnteresseerd? Neem dan contact op met Peter de Bruin, accountmanager (telefoon: 06-2877 5018 of e-mail: peter.debruin@kwiz.nl).

Een datawarehouse biedt aanzienlijke voordelen voor rapportage en analyse:

• Vermindering van belasting op operationele systemen.
• Mogelijkheid om gegevens uit meerdere bronnen te combineren. Dit kan met bronnen van binnen en buiten de organisatie.
• Eén ‘bron van waarheid’ voor rapportages, met gecontroleerde kwaliteit en consistentie van de data. Waarin ook de definities vastgelegd kunnen worden.
• Opbouwen van historische gegevens voor trendanalyse.
• Vereenvoudiging van datasets zodat deze overzichtelijker en gebruiksvriendelijker zijn.
• Verbeterde beveiliging en toegangsbeheer volgens het informatiebeveiligingsbeleid van de organisatie.
• Optimalisatie van rapportagesnelheid door het gebruik van databases die speciaal zijn ontworpen voor rapportages, het slim organiseren van de gegevensstructuur en het vooraf uitvoeren van berekeningen die nodig zijn voor de rapportages.
• Betere toegankelijkheid voor data-analyse en rapportage door meer personen.

Een grondige data-analyse is de eerste stap naar een effectief datawarehouse, waarbij onder andere KPI's, definities en benodigde data worden bepaald.

Het datawarehouse dient vervolgens als bron voor diverse rapportages, die op verschillende manieren kunnen worden vormgegeven, zoals via dashboards in PowerBI, QlikView, Tableau en Cognos. Analyses met Python, R of SPSS, of draaitabellen en lijsten in Excel zijn ook mogelijk. Hoewel directe rapportage vanuit het datawarehouse tijd kan besparen, kan het ook leiden tot langere wachttijden voor gebruikers vanwege de noodzaak om grote datasets te combineren en berekeningen uit te voeren. Daarom kan het nuttig zijn om rapportagetabellen direct na de oprichting van het datawarehouse te maken, om de snelheid van de dashboards en rapportages voor de gebruiker te verbeteren.

Bij onze beleidsevaluaties kijken we niet alleen terug, maar we bieden onze opdrachtgevers vooral ook een (financiële) doorkijk naar de toekomst, waarin we de effecten van vergrijzing, ontgroening, wetgeving en economische ontwikkelingen in kaart brengen. Hiervoor gebruiken we ons model voor kostenprognose in het sociale domein. Op deze manier kunnen onze opdrachtgevers goed onderbouwde keuzes maken om binnen de beperkte financiële kaders de middelen zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten voor die doelgroepen díe de zorg en ondersteuning het hardste nodig hebben.

• Rapportagetabellen zijn tabellen die specifiek zijn ontworpen voor het genereren van rapportages. Ze bevatten vaak een samenvatting van gegevens die nodig zijn voor analyse of presentatie. Deze tabellen kunnen vooraf worden gemaakt en bevatten vaak al berekende resultaten of geaggregeerde informatie die direct bruikbaar is voor het maken van rapporten of het uitvoeren van analyses. Het gebruik van rapportagetabellen kan de efficiëntie van rapportageprocessen verbeteren door het verminderen van de tijd die nodig is voor het opvragen en verwerken van gegevens.

In het licht van deze voordelen en mogelijkheden is het datawarehouse een waardevolle troef voor organisaties en gemeenten. Door het centraliseren van gegevens, het optimaliseren van rapportagesnelheid en het versterken van data-analysemogelijkheden, biedt het een solide basis voor het stroomlijnen van werkprocessen, het nemen van weloverwogen beslissingen en het leveren van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. Met de juiste aanpak en continue optimalisatie kunnen datawarehouses een onmisbare rol spelen in het bevorderen van efficiëntie, transparantie en kwaliteit binnen organisaties.

Schakel KWIZ in voor het analyseren van de informatie- en rapportagebehoeften van jouw organisatie. Samen bepalen we hoe KWIZ je kan ondersteunen bij het opzetten van een datawarehouse en het inrichten van BI-tools. Ontdek hoe wij je kunnen helpen om waardevolle inzichten uit je data te halen en je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Ter aanvulling hierop willen onze opdrachtgevers ook graag het verhaal achter de cijfers horen. Hiervoor hebben we diverse kwalitatieve onderzoeksmethoden, zoals individuele gesprekken of focusgroepen. Tijdens deze gesprekken worden verdiepende vragen gesteld om zo meer inzicht te krijgen in de belevingswereld en ervaringen van de doelgroep. De onderzoekers van KWIZ beschikken over diverse interviewtechnieken en creatieve methoden die we kunnen inzetten in individuele of groepsgesprekken met burgers of maatschappelijke organisaties. Ook besteden we aandacht aan een zo groot mogelijke respons op deze kwalitatieve onderzoeken, door het inzetten van diverse marketinginstrumenten. We werken hierbij samen met de afdeling communicatie van de gemeente.

Verhalen achter de cijfers bij het thema Bestaanszekerheid

Voor gemeenten is het interessant om vanuit verschillende invalshoeken inzicht te krijgen in de doelgroep van hun beleid. De combinatie van zowel kwantitatief als kwalitatief onderzoek zorgt voor een volledig beeld. Recent heeft KWIZ voor onder meer de gemeente Hellendoorn deze combinatie van methoden mogen toepassen. De gemeente wilde voor de ontwikkeling van het nieuwe beleidsplan financiële bestaanszekerheid meer inzicht krijgen in de doelgroep, maar ook hoe deze burgers hun situatie beleefden.

Door middel van onze Armoede Index hebben wij in eerste instantie de omvang en samenstelling van de doelgroep en het bereik van de diverse gemeentelijke minimaregelingen in kaart gebracht. Vervolgens hebben we de doelgroep zélf bevraagd naar hun ervaringen en persoonlijke situatie. Het gebruik van kwalitatieve onderzoeksmethoden gaf ons de gelegenheid om door te vragen op onderwerpen waarvan de gemeente had aangegeven deze belangrijk te vinden: in hoeverre kennen de inwoners de diverse inkomensondersteunende voorzieningen van de gemeente, voldoen deze aan de behoeften of mist men bepaalde ondersteuning, staat de bestaanszekerheid van deze inwoners onder druk?

Samen met de gemeente hebben we een vragenlijst opgesteld waarmee een beeld werd geschetst van de belevingswereld van de doelgroep. Het interview werd gestructureerd aan de hand van een onderwerpenlijst met daarin diverse thema’s. Per thema zijn verdiepende vragen opgesteld. Deze vragen dienden als leidraad voor het gesprek, waar gepast werd hiervan afgeweken om verder in te gaan op relevante aanknopingspunten die pasten bij deze specifieke individuele situatie.

Op een centrale locatie binnen de gemeente hebben we verschillende inwoners uit de doelgroep 1-op-1 geïnterviewd. De te interviewen groep werd op een zo representatief mogelijke wijze samengesteld: de inwoners hadden verschillende leeftijden, gezinssamenstellingen en achtergronden. Dit gaf inzicht in de verschillende behoeften in de diverse individuele situaties. Tijdens de gesprekken kwam onder andere naar voren hoe de persoonlijke situatie van de inwoners eruit ziet (op financieel gebied, maar ook op het gebied van gezondheid en sociaal contact) en welke drempels zij ervaren bij het vragen om hulp van de gemeente.

Het resultaat is een toegankelijk rapport geworden waarin de diverse ervaringen van de inwoners in hoofdlijnen worden weergegeven. Per onderwerp zijn er verschillende quotes weergegeven om zo de belevingswereld van de respondenten verder naar voren te laten komen. De gemeente heeft zowel de kwantitatieve als kwalitatieve resultaten kunnen meenemen in het nieuwe beleidsplan Bestaanszekerheid.

Een passende methode voor uw onderzoeksvraag

Voor de gemeente Hellendoorn is gekozen om individuele gesprekken op locatie uit te voeren. Deze methode paste bij de onderzoeksvraag en de informatiebehoefte. In andere gevallen kunnen de toegepaste methoden en technieken echter verschillen. De interviews kunnen bijvoorbeeld ook telefonisch of online worden uitgevoerd. Er zijn dus diverse methoden beschikbaar om de gewenste resultaten naar voren te krijgen. Wij gaan graag in gesprek om samen te zoeken naar de meest passende methode voor uw onderzoeksvraag.

In nauwe samenwerking met KWIZ is er een onderzoeksprogramma ontwikkeld om de impact van het MDT-traject in kaart te brengen: “Samen met KWIZ zijn we tot een mooie onderzoeksopzet gekomen, passend bij de doelgroep en de effecten die we willen meten. We meten deze effecten op basis van drie thema’s: dienen, persoonlijke verandering en ontmoeten. Zo leren we van de jongeren waar onze kracht zit, maar vooral ook hoe we dit kunnen waarborgen en het traject kunnen verbeteren. KWIZ wist de resultaten in een mooi en bruikbaar rapport te bundelen.”

De impactanalyse is uitgevoerd aan de hand van een online enquête. Jongeren zijn op twee momenten bevraagd: bij de start van hun MDT-traject en na afloop hiervan. In totaal hebben 350 jongeren de vragenlijst ingevuld; de helft van de 730 aangeschreven jongeren. Uit de impactanalyse komt naar voren dat jongeren na hun MDT-traject:

• Gemiddeld bijna een uur méér vrijwilligerswerk gaan doen;

• Talenten en vaardigheden hebben opgedaan zoals organiseren, leidinggeven, contacten leggen, samenwerken en presenteren;

• Groeien in zelfvertrouwen en zelfkennis;

• Het makkelijker vinden om in contact te komen met nieuwe mensen.

World Servants benut de onderzoeksresultaten voor interne verbetering, maar ook voor communicatie richting hun samenwerkingspartners: “Naast dat het onderzoek ons zelf veel inzicht heeft gegeven, is het rapport is erg waardevol in de communicatie naar buiten toe. Het is een duidelijk verhaal waarmee we ons eigen enthousiasme goed kunnen onderbouwen met niet alleen cijfers maar ook praktijkvoorbeelden.”

World Servants heeft besloten om de samenwerking met KWIZ voort te zetten en impact langdurig te willen meten: “De komende jaren blijven we onze impact meten om een steeds representatiever beeld te krijgen en het maatschappelijke actievoeren volledig te integreren in onze werkwijze.”

Meer lezen over de impact van het World Servants traject en onze onderzoeksresultaten? Ga dan naar www.worldservants.nl/impact.

Ook voor uw organisatie kunnen we de maatschappelijke impact van beleid, regelingen en diensten onderzoeken. Geïnteresseerd? Neem dan contact op met Peter de Bruin, accountmanager (telefoon: 06-2877 5018 of e-mail: peter.debruin@kwiz.nl).

KWIZ heeft de afgelopen jaren tientallen zorg- en welzijnsinstellingen begeleid met het overzetten van de data uit het ECD van het oude naar het nieuwe registratiesysteem. Denk daarbij aan persoonskaarten, organisatiekaarten en trajectdossiers. Binnen de dossiers gaat het meestal om het hele traject van beschikking of (aan)melding tot en met nazorg en uitstroom.

Daar tussenin bevindt zich de hulpverlening, waarbij de registratie uiteenloopt van doelen en hulpverleningsplannen tot contactverslagen, analyseinstrumenten en administratieve registraties. Alles moet een nieuw plekje krijgen in het nieuwe systeem, vaak wordt er samen een ‘mapping’ gemaakt waarin duidelijk wordt welke gegevens waarheen geleid moet worden.

Het conversieweekend

Het daadwerkelijk uitvoeren van een geheel voorbereide migratie heeft meestal wat doorlooptijd nodig. Vaak wordt er voor gekozen om ‘live’ te gaan op een maandag en de datamigratie in het weekend te doen. Er is dan niet alleen ruim de tijd voor het overzetten van alle dossiers, maar ook voor het controleren van alle logs, uitvoeren van de vooraf gedefinieerde tests en het dubbelchecken van de volledigheid van alles wat is overgezet.

Het migreren van vertrouwelijke dossiers is een hele verantwoordelijkheid. Volledigheid van de data, continuïteit van het registratieproces en gebruiksgemak staan voorop. Een goed testplan helpt daarbij. Testverantwoordelijkheid ligt zowel bij KWIZ, de leverancier als uw organisatie.

Na het uitvoeren van de datamigratie ondersteunt KWIZ doorgaans met het uitvoeren van aanvullende conversies, zoals het overzetten van historie uit andere systemen of automatiseren van processen binnen het systeem. Ook kunnen wij ondersteuning bieden bij het Functioneel Beheer en bij het opstellen van managementinformatie in bijvoorbeeld Power BI. Data zo herstructureren dat er een soepel registratieproces en bruikbare informatie ontstaat, dat is waar wij onze motivatie uit halen. Meer weten? Neem snel contact met ons op en wie weet helpen wij je binnenkort met onze dataverhuisservice.